【Vol.6】会社における業務改善とは何か？

ＮＡコンサルティング代表の井上浩仁です。このコラムでは、主に業務改善のお話をします。
会社において、生産性向上を図ることで様々な利益をもたらすことは、企業にとっては永遠のテーマかと思います。
本コラムでは業務改善に関する様々な基礎知識やその使い方・コツ・手法などを分かりやすくお伝えします。

前回も個人の「業務改善のポイント」をお話ししました。目標設定から優先順位の決定、同順位のときは得意な仕事からモチベーションアップ。時間の使い方・意識の仕方をすることで集中力が上がり、良い仕事へと繋がっていく流れに持って行こうというお話でした。
今回は作業時の注意すべきポイントと自身への環境づくりについてお話しします。

「仕事を抱えすぎない」を意識する。仕事を抱えすぎると、どれから手をつけていいのかわからなくなってしまいます。

優先順位が同率だったり、時間に余裕があったりすると。いくつもの仕事を同時に進行させたりすると生産性が落ちたり、仕掛かりのままで置いておくと仕事の内容を忘れてしまい、正確性が落ちたりと良いことがありません。

仕事を抱えすぎて回らない時や、どうしても期日に間に合わない時は、他の人に仕事を振りましょう。また、自身のキャパシティーを超えそうな時に新しい仕事を頼まれたら、そういった状況をキチンと上司に報告しましょう。

【仕事を滞らせる⇒焦る⇒間違える⇒キャパシティーを超える⇒納期に遅れる】などの悪循環を防ぐためにも仕事を抱えすぎないように意識しましょう。

また、自身の業務効率化を助けるために「整理整頓」を心がけましょう。

デスク周りが煩雑だと、どこに何を置いているのかが分からずに、結局探す時間ばかり取られてしまって効率が悪くなってしまいます。

常に整理整頓を心がけることで、仕事の効率化にも効果が期待できます。整理整頓は、優先順位や業務をする時の速さ・正確さ・質を助けるために、加えて自分が心地良く仕事が出来るための準備、に欠かせないものとなります。

必要なのはデスク周りだけでなくパソコンの中も整理整頓をしましょう。
フォルダを整理して、どの資料をどこに入れたのか把握することで仕事に入る時間を短縮します。
年間２５０日出勤の場合、１日５分の短縮時間で約２１時間もの短縮になります。
仕事の効率が良い人は、自分に合ったツールを上手く活用していることも多いです。

次回は、自立・自立の力を高める業務改善についてお話しします。
最後までお読み頂き、ありがとうございます。

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