【Vol.5】会社における業務改善とは何か？

ＮＡコンサルティング代表の井上浩仁です。このコラムでは、主に業務改善のお話をします。
会社において、生産性向上を図ることで様々な利益をもたらすことは、企業にとっては永遠のテーマかと思います。

本コラムでは業務改善に関する様々な基礎知識やその使い方・コツ・手法などを分かりやすくお伝えします。

前回は個人の「業務改善のポイント」をお話ししました。目標設定から優先順位の決定をすることでモチベーションが上がり、全社で改善意識を持つ流れになるというわけです。

では優先順位をつけるときに色々と注意すべきポイントと自身への環境づくりについてお話しします。

(3) 先ずは得意な仕事から始める
(4) 時間を区切る
(5) 仕事を抱えすぎない
(6) システムやツールを有効に使う
(7) 整理整頓をする
(8) 報連相をする

タスクの見える化を行って、抱えている仕事の優先順位を決めた後は、1日のスケジューリングとなるわけですが、同順位の業務があった場合はどうしますか？

それならば、(3)先ずは自分の得意な業務からやるのが良いと思います。
得意・好きな仕事は気持ちが乗っていくものです。
その後のパフォーマンス向上にも影響します。勢いに乗って苦手な仕事にも取り組めると思います。だからといって好きな仕事ばかりではありません。
時間を忘れるほどに仕事が出来るのも良いことですが、自分の業務のペースを知るためにも、(4)時間を区切って作業しましょう。

時間を意識するメリットは、

①集中力が増す
②集中すると正確に出来る
③時間短縮により他の業務もできる
④余った時間は苦手な業務に回せる、

など良いことばかり。

「時間を区切る」は同じ時間に同じ作業をする、といった意味合いもあります。
毎日必要となる作業は時間を区切って行うことで同様に前述の

①集中
②正確
③短縮
④時間配分

に繋がっていきます。

例えば、“メールチェックは1日3回決まった時間のみにする”とするだけで、
他の仕事を中断してメールを返信するという作業がなくなる、など良い影響となります。

次回は業務効率化の注意点、自身への環境の作り方についてお話しします。
最後までお読み頂き、ありがとうございます。

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